事務手続きの簡略化を進めるべき

朝イチで市役所に足を運び、毎月実施して町会の財源を生み出している再生資源回収運動推進報奨金の交付申請書を環境管理課に、先日採択をいただいたまちづくり％システム支援補助金の申請書と概算払請求書を市民協働政策課に提出してきました。
再生資源の方は、今年度途中から回収業者側で申請書を作成してくれるようになったので、町会としては日付を記入して押印するだけで済むのですが、原本を提出するために本町もしくは支所に足を運ぶ苦労は変わりません。
1％システムの方は、両方の書類とも日付を入れずに提出する指導に従いましたが、これは形式どおりの手続きとなると補助金交付の申請→交付決定通知の送付→概算払の請求という手順となるため、少しでも簡略化するために書類を預ける形を取っているのです。
この手順は、融雪溝の電気料金半額助成でも同様の流れで手続きを進めるので、書類のひな形もあって作成そのものは難儀ではないのですが、この後計画に変更があれば届け出をし、事業が完了した際には報告書とあわせて決算書を提出し、予算との差額を返還するといった手続きが控えています。
市民の血税での補助金ですからキチンと手続きをする必要があるのは重々承知していますが、市の側でも問題ないところでは現実に簡略化を進めているわけですし、一方では日付なしの書類を預かることで職員が肩代わりして作業することを増やしてしまっているだけでなく、こういう手順を整える例規の加除といった市民には見えない仕事もあるだけに、何とかできないものかと思います。

できることには二つのレベルがあり、一つは規則そのものを簡略化することです。
先ほどの手順でいえば、市で事業採択の通知を出す際に補助金の交付番号を決めていれば補助金を受ける側でも補助金申請書と概算払請求書をまとめた様式1通で済むことになりますし、融雪溝の件でいえば予算としての請求額と最終的な確定額が違うのは当然のことなので、わざわざ補助金変更申請をはさまなくてもよい流れにするといった見直しは可能だと思います。
もう一つは、ネットでの申請手続きを可能にすることで、市のさまざまなシステムをクラウド化していく方向にあるのですから、市民とのやりとりの部分にこそ導入を先行してほしいと思いますし、それがひいては町会側でもデジタル化に対応するために若手の協力登用を図るきっかけづくりにもなるでしょうから、手続きの見直し以上の効果が波及する可能性を生み出します。

それにしても思うのは、こうした実務にかかわる改善提案は議場での議論にはなじまないものですし、逆に議員という立場ではこうした実務でのムダについて身にしみる機会もありませんので、実務改善については一番やりとりのあるレベルの団体や市民と見直しを進める場が必要ではないかと思います。
市民も職員もムダな仕事をせずに、創造的なプロジェクトができるように変えていくことが、市の発展につながるはずです。