2014年9月30日火曜日

市民との連絡はメール基本にしませんか

昨日電話で連絡をもらって、今日の集会所窓ガラス破損の交換工事に立ち会ったのですが、業者側の監督者が遅れたこともあって現場作業員の皆さんを待たせることになったのはいいとして、市の担当者が顔を見せませんでしたので、本当に今日だったっけという感じになっていたのは事実です。
30分弱の作業とはいえ、市役所からの往復なども考えると、これしきのことに立ち会うこと自体がムダだと思いますので、これを責める気は毛頭ありませんが、昨日の連絡がメールであったなら日時が文字として残って確認できただけに、改めて市からの連絡のあり方を考えてしまいました。

私自身の市との連絡方法としては、個人アドレスのわかっている人にはその人宛のメール、そうでなければ課のアドレスもしくは各課への問い合わせフォームから用件を伝えることにしており、電話をかけるのは不在着信への折り返しか緊急の場合のみです。
これは、市との連絡ばかりでなく誰に対しても同じ方針なのですが、iPhoneを持っていつでもどこでもすべてのメールを受信できるだけに、場合によっては出られない電話より確実に用件が伝わるから選択していることなので、市への問い合わせの際も「メールで返信お願いします」と書き添えておくのですが、メールでは失礼という気持ちなのかキーボードを打つ時間があるなら電話の方が楽ということなのか、わざわざ望んでもいない電話で返事をくださる方が多くて、本当は困っています。
仕事でメールを使うことへの抵抗感が残っているからなのか、問い合わせフォームばかりでなく個人宛でも見ていなかったという返事をもらうこともあるので驚いてしまいますが、市職員には個別の公務用のアドレスが振り当てられているのですから、きちんと使いこなすことと名刺には必ず印刷するように徹底してほしいものだと思います。
一方、市民の中にはメールを使わない方メールではイヤだという方もいるとは思いますが、相手がメールでというなら気にせず億劫がらずにメールで返してもらいたいものですし、電話をかけるのは料金が発生してもメールでならば定額固定のはずですから、どちらを使うべきなのかは経費節減の面でも明らかです。

ただ、町会の班・世帯数の報告をメールで添付ファイルで送信できるようにしてほしいという要望は翌年度実現したり、町会連合会事務局でもメールでのやりとりを取り入れたりと、少しずつでも変わってきていることではありますので、これからもアプローチを続けていこうと思っています。
声が大きい私一人でも変わることがあるのですから、市民の多くの方々からメールでの連絡が増えれば、市としても本腰を入れて切り替えてくると思います。
皆さんも、市とのやりとりがメールになった方が便利だと思いませんか?